Online-Terminvereinbarung in Bürgerbüros - Stadt Oldenburg
Online-Terminvereinbarung in Bürgerbüros

Termine künftig online, telefonisch oder am Selbstbedienungsterminal buchbar

Foto: Stadt Oldenburg
Beratung im Bürgerbüro Mitte. Foto: Stadt Oldenburg

In den Bürgerbüros Mitte und Nord sollen lange Wartezeiten bald der Vergangenheit angehören: In Kürze lässt sich der Besuch verlässlich mit einem festen Termin planen. Ab Montag, 4. Juni 2018, wird den Bürgerinnen und Bürgern diese zusätzliche Möglichkeit der Terminvergabe angeboten. Termine mit konkreten Uhrzeiten können vorab vereinbart werden – von zuhause aus im Internet, telefonisch oder direkt in den Bürgerbüros an einem Selbstbedienungsterminal. „Mit dem neuen digitalen Serviceangebot schlagen wir zwei Fliegen mit einer Klappe. Für die Bürgerinnen und Bürger lassen sich damit Behördengänge zu den von ihnen gewünschten Zeiten verlässlicher und schneller erledigen. Und wir können das Kundenaufkommen besser planen oder auch schnell Termine in publikumsarmen Zeiten anbieten“, sagt Ralph Wilken, Leiter des Bürger- und Ordnungsamtes.

Was ändert sich für Bürgerinnen und Bürger?
Mit der Einführung einer komplett neuen Soft- und Hardware für das Aufrufsystem soll nicht nur langen Wartezeiten entgegengewirkt, sondern auch ein einheitliches System in beiden Bürgerbüros geschaffen werden. Bisher wird bei einem Besuch im Bürgerbüro eine Wartemarke direkt vor Ort am jeweiligen Wartemarkenautomaten gezogen. Je nach Umfang der Besucherzahlen muss dann unter Umständen mit einer Wartezeit gerechnet werden.

Wie ist der neue Ablauf vor Ort?
Zukünftig wird die erste Anlaufstation für Bürgerinnen und Bürger vor Ort in beiden Bürgerbüros ein neues Terminal sein. Statt wie bisher nur eine Nummer zu ziehen, können am neuen Touch-Display alle gewünschten Anliegen sowie ihre entsprechende Anzahl ausgewählt werden. Ein Paar etwa, das neu nach Oldenburg zieht, muss somit keine zwei Wartemarken mehr ziehen, sondern kann direkt zweimal das Anliegen „Anmeldung“ auswählen und erhält zusammen ein Ticket. Durch die konkreten Angaben kann das System im Hintergrund aktuelle Kapazitäten abgleichen und die Wartezeit berechnen. Der Kunde erhält dann die Information, wie viele weitere Kunden vor ihm an der Reihe sind und mit wie viel Wartezeit zu rechnen ist.

Termine im Bürgerbüro buchen
Wer nicht warten möchte, hat die Möglichkeit, einen Termin zu buchen. Das neue Terminal bietet parallel zur Angabe der Wartezeiten die Wahl eines fest buchbaren Termins zum nächstmöglichen Zeitpunkt. So entscheiden die Kunden selbst, ob sie ein Ticket für sofort ziehen möchten und gegebenenfalls warten oder direkt einen Termin für eine andere gewünschte Zeit buchen möchten. „Besonders für Berufstätige, die etwa in einer Mittagspause nur ein begrenztes Zeitfenster zur Erledigung von Angelegenheiten haben, kann die Vereinbarung eines festen Termins eine Entlastung sein“, sagt Projektleiterin Emma Siebert.  Möglich ist die Vereinbarung eines Termins bis zu zwei Monate im Voraus. Für erste Anlaufschwierigkeiten vor Ort stehen den Bürgerinnen und Bürgern in beiden Bürgerbüros in der ersten Juniwoche Lotsen unterstützend zur Seite.

Termine bequem von zuhause vereinbaren

Die Einführung des neuen Systems bietet für alle Bereiche der Bürgerbüros, auch die Führerscheinstelle, die Möglichkeit, nicht nur vor Ort, sondern auch online » oder telefonisch über die 0441 235-4444 und die Behördennummer 115 Termine zu vereinbaren. Sofern eine E-Mail-Adresse vorhanden ist, erhalten Bürgerinnen und Bürger alle wichtigen Informationen zum Termin, etwa über mitzubringende Unterlagen und Terminzeiten, dann direkt auch per E-Mail.

Bedeutend ist, dass Termine parallel zum „normalen“ Laufkundengeschäft angeboten werden und somit ein gemeinsames Zeitfenster innerhalb der täglichen Öffnungszeiten mit den vorhandenen Personalkapazitäten abgedeckt wird. Sabrina Wollny, ebenfalls Projektleiterin, betont: „Jeder Bürger hat weiterhin die Möglichkeit, ohne Termin im Bürgerbüro vorbeizukommen und sein gewünschtes Anliegen vorzutragen.“ Ziel der Terminvereinbarung ist es jedoch, dem Kunden eine verlässliche Terminzeit zu garantieren. Termine werden daher auch bei hohem Kundenaufkommen eingehalten.

Gerade zu beliebten Zeiten, insbesondere nach Feiertagen oder am langen Donnerstag ist mit einem vermehrten Andrang in beiden Bürgerbüros zu rechnen. Es empfiehlt sich daher, vorab die Buchung eines Termins, damit insbesondere am späten Nachmittag die Bearbeitung des Anliegens auch gewährleistet werden kann und Kunden nicht auf einen anderen Tag verwiesen werden müssen.

Terminverfolgung auf dem Smartphone
Die neuen Tickets machen außerdem die Terminwahrnehmung noch einfacher: Durch die Hinterlegung eines QR-Codes auf jedem Ticket, egal ob per E-Mail oder vor Ort, kann der Kunde die neusten Informationen zum Aufruf direkt über das Smartphone abrufen. Das System passt Informationen dynamisch an und meldet direkt aktuelle Wartezeiten. Wird die Ticketnummer aufgerufen, wird dies mit der Information, in welchem Zimmer die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter wartet, angezeigt.

Weitere Informationen

Antworten auf alle Fragen rund um die neue Terminvereinbarung erhalten Sie entweder telefonisch im ServiceCenter unter 0441 235-4444, unter der Behördennummer 115 oder im Flyer »