Aufgaben des Eigenbetriebes Gebäudewirtschaft und Hochbau

Folgende Dienstleistungen zählen zum Gebäudemanagement des Eigenbetriebes Gebäudewirtschaft und Hochbau (sogenanntes 3-Säulen-Modell): Technisches-, Infrastrukturelles- und Kaufmännisches-Gebäudemanagement.

Technisches Gebäudemanagement

Die Aufgaben des Technischen Gebäudemanagements werden von der Abteilung Hochbau des EGH wahrgenommen. Die Abteilung gliedert sich in die vier Teams Entwurf, Bauleitung/Bauunterhaltung, Haustechnik und Handwerk. Die 43 Kolleginnen und Kollegen erbringen Architektur- und Ingenieurleistungen, betreuen in der Instandhaltung und Instandsetzung circa 650.000 Quadratmeter Bruttogeschossfläche. Sie sind fachkompetente Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für Kundinnen und Kunden des EGH wie auch für externe Architektinnen und Architekten und Ingenieurinnen und Ingenieure und ausführende Firmen. Nicht zuletzt leistet die Abteilung Hochbau einen Beitrag zur Berufsausbildung junger Menschen durch die qualifizierte Ausbildung von Bauzeichnerinnen und Bauzeichnern. Ebenso engagiert sich die Abteilung Hochbau seit 2017/2018 in der Nachwuchsgewinnung durch die Beteiligung an dem Traineeprogramm der Stadt Oldenburg.

Instandhaltung/Instandsetzung
Schwerpunkt der Instandhaltung ist die fachgerechte, nachhaltige und wirtschaftliche Umsetzung von Bauunterhaltungsmaßnahmen und Störungsbeseitigung im Gebäudebestand des EGH, das heißt Bewahrung oder Wiederherstellung des Sollzustandes, um die Verkehrssicherheit und Betriebssicherheit jederzeit sicherstellen zu können.
    
Architekturleistungen
Im Rahmen dieser Aufgaben erbringt die Abteilung Hochbau sämtliche Planungsleistungsbilder der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) von der Grundlagenermittlung (Standortanalysen, Machbarkeitsstudien, Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen und andere) über die Genehmigungsplanung (Bauvorlagen und Nachweise für öffentlich-rechtliche Genehmigungen) über die Ausführungsplanung mit ihren Ausführungsdetails und Konstruktionszeichnungen und nicht zuletzt die Vergabe von Bauleistungen und die Bauüberwachung.

Technische Ausrüstung
Auch für die Technische Ausrüstung der Gebäude werden alle Planungs- und bauleitungsrelevanten Leistungsphasen der technischen Ausrüstung der HOAI bearbeitet.
Zu nennen sind hier vor allem die Anlagengruppen Abwasser, Wasser und Gasanlagen, Wärmeversorgungsanlagen, Starkstromanlagen, Fernmelde- und Informationstechnische Anlagen und die Gebäudeautomation.

Projektsteuerung/Projektleistung
Über die personellen Kapazitäten der Abteilung Hochbau hinausgehende Projekte werden von freiberuflichen Architektinnen und Architekten, Ingenieurinnen und Ingenieuren und anderen Fachplanerinnen und Fachplanern bearbeitet. Nicht vorhandene Kompetenzen, wie zum Beispiel in der Tragwerksplanung, der Bauphysik werden grundsätzlich durch Externe erbracht. Hier stellen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung im Rahmen der Projektsteuerung die Koordination der externen Vertragspartnerinnen und Vertragspartner sicher, gewährleisten die Kontrolle von Kosten, Terminen und Qualität und erledigen nicht delegierbare Auftraggeberaufgaben.

Energiemanagement
Das Energiemanagement zeichnet sich verantwortlich für die Sicherstellung eines wirtschaftlichen und ressourcenschonenden Energieeinsatzes in den Gebäuden.

Werkstattleistungen
Um schnell, kostengünstig und flexibel reagieren zu können, führt die Werkstatt des EGH in den Gewerken Malerarbeiten, Maurerarbeiten, Tischlerarbeiten und Kleinreparaturen in den Objekten durch. Die Tischlerei fertigt daneben auch Büromöbel et cetera an.

Projektentwicklung
Standortuntersuchungen, Machbarkeitsstudien, vergleichende Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Analyse von Bau- und Anlagentechnik runden das Leistungsbild der Abteilung Hochbau ab.

Infrastrukturelles Gebäudemanagement

Reinigungsdienste
Die zu reinigende Fläche beträgt rund 387.000 Quadratmeter (Stand: September 2017). Im Reinigungsdienst sind rund 170 städtische Beschäftigte tätig, die mindestens 50 Prozent der Fläche reinigen. Bis zu maximal 50 Prozent der Fläche wird durch Reinigungsfirmen gereinigt. Der administrative Bereich der Gebäudereinigung ist mit Fachkräften aus dem Gebäudereinigerhandwerk besetzt.

Hausmeisterdienste
Die Hausmeisterdienste mit 91 Beschäftigten in 15 regionalen Teams erledigen kleinere Instandsetzungs- und Wartungsarbeiten, stellen die Verkehrssicherheit der Gebäude sicher, prüfen die Funktionsfähigkeit technischer Anlagen, kontrollieren die Reinigungsarbeiten, pflegen und unterhalten die Außenanlagen, leisten Winterdienst, Schließdienste und so weiter. Sie sind die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für die Nutzerinnen und Nutzer der städtischen Gebäude vor Ort und wichtige Kommunikatorinnen und Kommunikatoren für alle gebäudewirtschaftlichen Belange zum EGH.

Umzugsmanagement
Das Umzugsmanagement plant alle verwaltungsinternen Umzüge und Umzüge in den Schulen. Die Umzugsleistung selbst wird öffentlich ausgeschrieben und in der Regel von Firmen erbracht.

Ver- und Entsorgung
Alle Ver- und Entsorgungsleistungen werden vom EGH beauftragt und abgerechnet. Hierzu zählen unter anderem die Versorgung mit Strom, Wärme und Wasser sowie die Organisation der Wertstoff- und Restmüllabfuhr.

Kaufmännisches Gebäudemanagement

Finanz- und Rechnungswesen
Im EGH sind neben den Verwaltungskräften auch zahlreiche kaufmännisch ausgebildete Beschäftigte tätig. Die Aufgaben umfassen insbesondere die Erstellung des Wirtschaftsplanes, das Betriebscontrolling, die Budgetverwaltung einschließlich -kontrolle, die ständige Optimierung der Kosten- und Leistungsrechnung, die Ermittlung von Kennzahlen zur Steuerungsunterstützung, die Erstellung von Verwendungsnachweisen gegenüber öffentlichen Zuschussträgern, die Mitarbeit bei der Erstellung von Jahresabschlüssen sowie die Erstellung des Anhangs und des Lageberichts.

Vertragsmanagement
Bei der großen Zahl an gewerblichen Mietverhältnissen (An- und Vermietungen) und Wohnungsmietverhältnissen, zum Beispiel im Rahmen der Auftragsverwaltung zur Vermietung von rund 320 Wohnungen der rechtlich selbständigen Klävemann-Stiftung, kommt dem Vertragsmanagement eine große Bedeutung zu. Bearbeitet werden auch alle städtischen Versicherungsangelegenheiten einschließlich dem Abschluss von Versicherungsverträgen und die Betreuung der bestehenden Versicherungsverhältnisse.

Beschaffungsmanagement
Aufgabe des Beschaffungsmanagements ist die Sicherstellung einer wirtschaftlichen Verfügbarkeit aller im Rahmen der Bewirtschaftung benötigten Geräte, Maschinen und Verbrauchsmaterialien, wie zum Beispiel Reinigungsmittel und Hygienepapier sowie Maschinen, Arbeitsgeräte und die Arbeitsschutzkleidung. Berücksichtigt werden dabei auch die Bedingungen für eine ökologisch unbedenkliche und aufgrund der Globalisierung der Märkte möglichst fair gehandelte Ware. Der Bedarf wird ermittelt, geprüft und im Wege öffentlicher Ausschreibungen kostengünstig und sachgerecht beschafft.

Energiemanagement/Energiecontrolling
Eine wichtige Aufgabe ist der Einkauf von Energie im Rahmen öffentlicher Ausschreibungen. Zu den Aufgaben zählen auch die Analyse der Energieversorgungsstrukturen, die Entwicklung von energiewirtschaftlichen Standards und das Energiecontrolling in Zusammenarbeit mit der Abteilung Hochbau. Mit der Ermittlung und Bewertung von Energiekennzahlen leistet das Energiecontrolling wichtige Daten für die energetische Optimierung von Gebäuden. In dem regelmäßig zu erstellenden Energiebericht werden die Erkenntnisse aus dem Energiecontrolling zusammengefasst, durchgeführte Maßnahmen beschrieben und notwendige Maßnahmen aufgezählt.

Interne Dienste
Das kaufmännische Gebäudemanagement umfasst auch die sogenannten Internen Dienste für den laufenden Betrieb. Hierzu zählt unter anderem die Personalsachbearbeitung für die rund 320 Beschäftigten und Beamtinnen und Beamten. Zu den Aufgaben der Internen Dienste zählen auch die Geschäftsführung für den Betriebsausschuss, die Koordination der Aufgaben im Arbeits- und Gesundheitsschutz für den Betrieb, das Archiv für Akten und Pläne und die Bearbeitung von Organisationsangelegenheiten.

Flächenmanagement
Zu einem erfolgreichen Flächenmanagement gehört unter anderem ein wirksames Portfoliomanagement. Die Bewertung der gebäudespezifischen Kennzahlen und die Kenntnis über die mit dem städtischen Immobilienvermögen verfolgten Ziele ermöglichen die Optimierung des Flächenverbrauchs unter wirtschaftlichen, funktionalen und stadträumlichen Gesichtspunkten. Zum Flächenmanagement zählt auch die erfolgte Festlegung von Flächenstandards für Büroräume sowie für die Hausmeister- und Reinigungsdienste.

Bewirtschaftung des zentralen PKW-Fuhrparks
Fast alle Dienst-PKW der Stadt Oldenburg werden im Rahmen eines Fuhrparkmanagements zentral vom EGH bewirtschaftet. Die städtischen Organisationseinheiten haben die Möglichkeit, diese Fahrzeuge unkompliziert gegen Kostenerstattung zu buchen.

Zurzeit besteht der zentrale PKW-Fuhrpark aus 27 Fahrzeugen, darunter vier Fahrzeuge mit einem Elektroantrieb. Alle anderen PKW fahren mit Gasantrieb.