Unternehmen auf Kurs „demografiefest“ - Wie das Wissen jedes Einzelnen Zukunft sichert

(Diesen Artikel finden Sie auch auf den Seiten 6 bis 11 des „Oldenburger Wirtschaftsmagazins 2.18“ »)

Fachkräfte gewinnen, halten und qualifizieren, für junge und ältere Arbeitnehmer lange attraktiv bleiben – vor diesen Herausforderungen stehen Betriebe der freien Wirtschaft ebenso wie Verwaltungen. Während sich der „War for Talents” zuspitzt, wird das Potenzial der langjährig erfahrenen Mitarbeiter bisher oft vergessen – und das, obwohl sich die Babyboomer der 1950er und 1960er innerhalb der nächsten Dekade in den Ruhestand verabschieden. Damit ihr Wissen nicht verloren geht, müssen sich Oldenburger Unternehmen jetzt demografiefest aufstellen.

In der Werkstatt, zwischen Sägen, Rohrzangen und speziellen Messgeräten, erklärt Installateur- und Heizungsbaumeister Hans Hutfilter seinem Auszubildenden, wie moderne Klima- und Lüftungsanlagen verbaut werden. Dass Wissenstransfer langfristig gedacht werden muss, weiß sein Chef Stefan Korfhage genau: „Im Endeffekt ist Wissensmanagement lebenslanges Lernen.“ Im Rahmen des Programms unternehmensWert:Mensch ließ sich der Geschäftsführer der Korfhage GmbH 2015 von der Demografieagentur beraten, um seinen Fachbetrieb für Heizungs- und Sanitärinstallationen für die Arbeitswelt von morgen zu rüsten.

Bundesweit fehlen derzeit mehr als 300.000 Installateure, ausgebildete Fachkräfte sind auf dem Arbeitsmarkt rar. „In den nächsten drei bis vier Jahre verlassen uns altersbedingt mindestens vier Gesellen“, skizziert Korfhage seine Situation – bei einer Unternehmensgröße von 20 Mitarbeitern eine immense Zahl.

Mehr als doppelt so viele Ü-65-Jährige bis 2030
Bis 2030 soll die Anzahl der Über-65-Jährigen in Deutschland auf etwa 415.000 wachsen – damit wäre sie mehr als doppelt so groß wie heute. Grund dafür: Die Generation der Babyboomer tritt in die Rente ein. Die Konsequenzen liegen nicht nur in fehlender Arbeitskraft und anhaltendem Fachkräftemangel. Mehr denn je gewinnt persönliches Wissen aus Erfahrungen an Bedeutung. Während fachliches Know-how je nach Branche schon morgen obsolet sein kann, macht gerade implizites Wissen ältere Mitarbeiter so wertvoll. „Erfahrungswissen bildet sich über Jahrzehnte in den Köpfen der Arbeitnehmer“, bestätigt Professor Thomas Breisig von der Universität Oldenburg. Der Wirtschaftsexperte für Personal und Organisation weiß: „Diese Kompetenzen haben Ältere den Jungen voraus. Wer früh beginnt, dieses Wissen abzufragen und zu speichern, bleibt zukunftsfähig.“

Um die sich anbahnende Personallücke aufzufangen, stellt Stefan Korfhage jährlich zwei Lehrlinge ein. Im Alltag sind sie stets mit einem erfahrenen Gesellen oder Meister unterwegs. Produktivität sei zwar wichtig. Dass die Auszubildenden möglichst viel lernen, jedoch noch wichtiger. „Auf Baustellen muss es deshalb nicht immer zeiteffizient sein“, sagt der Firmenchef. „Im Gegenteil: Unsere Meister sollen sich bewusst die Zeit nehmen, um knifflige Aufträge im Detail zu erklären.“ Fest eingeplante zweiwöchentliche Meetings bieten zusätzlich Raum für Fragen und intensiven Austausch. Und wenn dem Nachwuchs bestimmte Themen unter den Nägeln brennen, kommt Meister Michael Richter ins Spiel: „Mit seinem unglaublichen Fachwissen unterstützt er unsere Azubis und veranstaltet einmal im Monat nach Feierabend Workshops zu Spezialthemen“, erklärt Korfhage. „Am liebsten würde ich das Wissen der Älteren anzapfen.“ Stattdessen stellt er Überlegungen an, in den Ruhestand gehende Mitarbeiter weiter zu beschäftigen – zum Beispiel über Teilzeitarbeitsmodelle. Not macht erfinderisch.

In der alternden Gesellschaft fühlen sich die Alten zunehmend jünger
Ein Gedanke, den Professor Breisig unterstützt, denn die Lebenserwartung in Deutschland steigt konstant. „Das führt dazu, dass Menschen sich nicht nur subjektiv fitter fühlen, sondern es anders als noch vor drei Generationen faktisch auch sind“, sagt der Experte. In der alternden Gesellschaft fühlen sich die Älteren also zunehmend jünger und sind zudem aus medizinischer Perspektive in einer immer besseren Verfassung. Dieser sogenannte Downaging-Effekt spiegelt sich auf dem Arbeitsmarkt wider: Allein zwischen den Jahren 2000 und 2010 stieg die Zahl der 60- bis 64-Jährigen in der Arbeitswelt um rund 21 Prozent, Tendenz steigend. Nicht der frühzeitige Ruhestand, sondern möglichst lang aktiv im Berufsleben zu sein, ist den Älteren wichtig. Fachkräfte auch über den Ruhestand hinaus zu beschäftigen, biete sich laut Breisig deshalb an. Mehr noch sei es eine Win-win-Situation für beide Parteien. Während das Unternehmen weiterhin von Wissen und Engagement des Rentners profitiert, fühlt dieser sich gebraucht und wertvoll.

Bei Club Aktiv, einem Reiseunternehmen für individuelle Skandinavien- und Seekajak-Reisen, war ein Jubiläum der Auslöser dafür, Wissensmanagement ganz oben auf die Agenda zu setzen. Als Geschäftsführer Lutz Müller Anfang 2016 seinen 60. Geburtstag feierte, verkündete er gleichzeitig seinen Eintritt in den Ruhestand innerhalb der kommenden sieben Jahre. Müller ist ein alter Hase im Reisegeschäft, sein Fachwissen Gold wert. Damit das Unternehmen auch nach seinem Ausscheiden erfolgreich bleibt – zukünftig als Genossenschaft – teilt sich das Team schon heute alle leitenden Tätigkeiten. Um herauszufinden, wer welche Kompetenzen besitzt, haben die Mitarbeiter die internen Strukturen zu Papier gebracht: „Eine große Grafik visualisiert alle anliegenden Aufgaben und Tätigkeitsbereiche der Firma“, erzählt Kerstin Schellenberg, die künftige stellvertretende Vorstandsvorsitzende. „In Zukunft soll jede Aufgabe von mindestens einer weiteren Person problemlos übernommen werden können“, ergänzt Müller. Ausfälle seien dadurch kein Problem mehr. Um das interne Wissen stets zu erweitern, besucht das Team zweimal jährlich die Netzwerktreffen des „forum anders reisen“, einem Verband für nachhaltige, ökologisch- und sozialverträgliche Reisen. Seit Mai 2018 engagiert sich Lutz Müller im Vorstand und treibt den branchenumfassenden Wissenstransfer damit maßgeblich voran. Das spezielle Handlungs- und Prozesswissen seines eigenen Unternehmens hält er im Anfang 2017 gegründeten Firmen-Wiki fest, das mittlerweile über 100 Einträge umfasst. Dort hinterlegen alle Mitarbeiter fortlaufend ihr operatives Know-how. „Viele Firmenkontakte sind mit der Zeit aus meinem persönlichen Netzwerk gewachsen – Wissen, das teilweise nur in meinem Kopf gespeichert ist“, sagt Müller. Jetzt muss es auch für die übernehmende Generation gesichert werden. Wichtig ist, die Weichen rechtzeitig zu stellen.

Beispiel WSM Funsport: Geschäftsführer Kai Geffken beschäftigt sich seit einem Jahr mit Wissensmanagement – und das, obwohl all seine Führungskräfte jünger als 40 Jahre sind. Als ein Mitarbeiter, der einen Geschäftsbereich jahrelang eigenständig leitete, kurzfristig aus dem Unternehmen ausschied, hinterließ er eine deutliche Wissenslücke. „Das war ein eindeutiges Warnsignal, denn die erneute Einarbeitung in den Bereich kostete viel Zeit und damit Geld“, erläutert Geffken. Seitdem wird jeder kleinste Prozess mit detaillierten Anleitungen archiviert. Natürlich sei die Dokumentation zeitaufwendig und anstrengend für die 20 Angestellten und 30 Aushilfskräfte, der Nutzen vielleicht nicht jedem sofort ersichtlich. „Aber das Wissen jedes Einzelnen ist das Kapital der gesamten Firma“, weiß Geffken. Dieses Bewusstsein zu schaffen, habe für ihn derzeit höchste Priorität. Ob langfristig, urlaubs- oder krankheitsbedingt: Dass ein Mitarbeiter fehlt, dürfe niemals dazu führen, ein Unternehmen auch nur kurzzeitig handlungsunfähig zu machen. Um das Wissen intern weiterzugeben führt WSM Funsport deshalb wöchentlich Meetings sowie Fortbildungen durch und bietet regelmäßig Webinare an.

Wertvolles Wissen der geburtenstarken Jahrgänge sammeln
Während altersbedingtes Ausscheiden bei WSM Funsport noch kein Thema ist, hat die Stadtverwaltung Oldenburg schon vor über zehn Jahren damit begonnen, wertvolles Wissen zu sammeln – denn die geburtenstarken Jahrgänge scheiden innerhalb der nächsten Dekade aus. Seit 2007 sammelt und pflegt das ServiceCenter der Stadt deshalb Informationen über organisatorische Prozesse ebenso wie Arbeits- und Rechtswissen in einer Wissensdatenbank. Im vergangenen Jahr hat die Stadtverwaltung eine Altersstrukturanalyse in den eigenen Reihen durchgeführt. Das Ergebnis: Während 2017 nur 50 altersbedingte Abgänge zu verzeichnen waren, werden es ab 2020 doppelt so viele Mitarbeiter sein, die jährlich ausscheiden.

„Wer die Altersstrukturen seines Unternehmens kennt, ist handlungsfähig“, sagt Experte Breisig. „Sind die Mitarbeiter erst einmal weg, ist es zu spät.“ Die zukünftig entstehenden Lücken will Volker Trautmann, Leiter des Amts für Personal- und Verwaltungsmanagement, aus eigener Kraft schließen: „Wir erhöhen die Zahl unserer Ausbildungsplätze deutlich – von 33 im vergangenen Jahr auf 49 im kommenden“. Derzeit liege das Durchschnittsalter der 2.800 Angestellten bei 45 Jahren. Eine jüngst gegründete Arbeitsgruppe beschäftigt sich aktuell damit, alle relevanten Wissensträger in der Verwaltung zu identifizieren. Führungskräfte erhalten beispielsweise Checklisten, um in Personalgesprächen gezielt nach unersetzlichem Wissen Ausschau zu halten. Auch wenn die Problematik des demografischen Wandels erst in den 2020er Jahren akut wird, legt der Amtsleiter schon heute Pläne für den Wissenserhalt vor. „Etwa sechs bis neun Monate vor dem Berufsaustritt beginnt die heiße Phase der Wissensaufbereitung“, berichtet er, „zwei bis drei Monate vorher startet die intensive Einarbeitung des Nachfolgers“.

Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Den Weg der Zukunft sieht Professor Breisig im modernen Human Capital Management. Dabei geht es darum, Kompetenzen und Fähigkeiten von Mitarbeitern eines Betriebs zu erfassen und zu sammeln. Die Effekte zahlen dreifach auf das Unternehmen ein: Erstens wird Wissen strategisch erfasst und dokumentiert. Zweitens entsteht durch diese Erfassung ein internes Wissensnetzwerk, auf das die Mitarbeiter Zugriff haben. Drittens hilft es dabei, Potenziale zu erkennen, Schwächen ab- und Stärken auszubauen.

Heizungsspezialist Stefan Korfhage hat genau das im Zuge seiner Umstrukturierung auch getan – mit tatkräftiger Unterstützung von seiner Frau Marion Korfhage und Prokurist Michael Richter. Fast 50 Arbeitsstunden investierten sie, um mit jedem Mitarbeiter über die persönlichen Kenntnisse und Stärken zu sprechen, sie zu erfassen und Stellenbeschreibungen zu jeder Position zu formulieren. „Wir sind uns einerseits bewusst darüber geworden, was wir eigentlich alles für Können an Bord haben“, berichtet er, „gleichzeitig ist es für unsere Mitarbeiter auch eine hohe Wertschätzung – denn wir haben damit gezeigt, wie wichtig sie für den Betrieb sind“. Systematisches und strategisches Wissensmanagement ist in der Tat aufwendig. Aber Unternehmen müssen bereit sein, die Zeit, Energie und auch das Geld zu investieren“, erklärt Professor Breisig, „denn es ist eine Investition in die Zukunft.“ Ganz gleich ob in einer Firma oder bei einer Verwaltung – die Botschaft nach innen ist klar: Ältere Kollegen werden als unentbehrliche Wissensträger gewürdigt, zudem erleichtert ihnen dieses positive Gefühl, gebraucht zu werden, den Übergang vom Erwerbsleben in den Ruhestand. Ein Abschied auf dem roten Teppich.