Zugangseröffnungs-Erklärung der Stadt Oldenburg (Oldb)
Die Stadt Oldenburg (Oldb) bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.
Gesetzliche Grundlagen für die elektronische Kommunikation sind § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Absatz 1 Niedersächsisches Verwaltungsverfahrensgesetz (NVwVfG), § 36a Sozialgesetzbuch Band 1 (SGB I), § 87a Abgabenordnung (AO), § 2 Absatz 1 E-Government-Gesetz (EGovG) sowie § 4 Absatz 1 Niedersächsisches Gesetz über digitale Verwaltung und Informationssicherheit (NDIG).
Die Stadt Oldenburg (Oldb) hat diesen Zugang unter nachfolgend dargestellten technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation wie folgt eröffnet (siehe Ziffer 1.).
In bestimmten Fällen verlangen gesetzliche Bestimmungen die Einhaltung der Schriftform, die aber unter Beachtung bestimmter Voraussetzungen in der elektrischen Kommunikation ersetzt werden kann. Hinweise zur zulässigen Schriftformersetzung erhalten Sie unter Ziffer 2.
Hinweise zum Datenschutz und den zu beachtenden Dateiformaten und Datenumfängen erhalten Sie unter Ziffer 3.
1. Zugangseröffnung – elektronische Kommunikationswege mit der Stadt Oldenburg (Oldb)
1.1. E-Mail
Sie erreichen alle Dienststellen/Einrichtungen über die in diesem Internetauftritt jeweils genannten E-Mail-Adressen. Wenn Sie bereits mit Dienststellen/Einrichtungen in direktem Kontakt stehen, können Sie Ihnen bekannte E-Mail-Adressen weiterverwenden. Die zentrale E-Mail-Adresse der Stadt Oldenburg lautet: servicecenter[at]stadt-oldenburg.de.
Technisch bedingt werden E-Mails nicht verschlüsselt. Bitte beachten Sie dies bei der Übermittlung personenbezogener Angaben. Es kann daher nicht sichergestellt werden, dass die E-Mails auf dem Transportweg zur Stadt Oldenburg (Oldb) nicht mitgelesen werden können.
Die Annahme von verschlüsselten E-Mails ist nicht möglich. Für die Übersendung vertraulicher Informationen nutzen Sie bitte einen der nachfolgend (unter 1.2., 1.3., 1.4.) genannten Kommunikationswege.
1.2. Besondere elektronische Behördenpostfächer (beBPo)
Die elektronischen Behördenpostfächer können – auch außerhalb von Gerichtsverfahren – genutzt werden: Juristische und natürliche Privatpersonen (über Mein Justizpostfach, MJP), Rechtsanwälte (über das besondere Anwaltspostfach, beA), Notare (über das besondere Notarpostfach, beN) und andere Behörden (über beBPo) können den sicheren Übermittlungsweg im Sinne der Elektronische Rechtsverkehrsverordnung (ERVV) zur nicht formgebundenen elektronischen Kommunikation mit der Stadt Oldenburg (Oldb) nutzen.
Sofern Ihr Anliegen nicht einem der weiteren Behördenpostfächer zugeordnet werden kann, verwenden Sie bitte das Behördenpostfach des ServiceCenters.
- ServiceCenter, Fachdienst 103
Safe-ID: DE.Justiz.b4d0492e-79f9-4c23-9e2e-a6a02c9aabdc.0ed1
Mailadresse: DE.Justiz.b4d0492e-79f9-4c23-9e2e-a6a02c9aabdc.0ed1@egvp-bridge.de
Die weiteren Behördenpostfächer sind:
- Amt für Jugend und Familie, Amt 51
Safe-ID: DE.Justiz.93a137ee-34e8-41c9-b359-2333893f37a3.8f76
Mailadresse: DE.Justiz.93a137ee-34e8-41c9-b359-2333893f37a3.8f76@egvp-bridge.de - Amt für Teilhabe und Soziales, Amt 50
Safe-ID: DE.Justiz.5bd0b8c6-6f9f-44c9-a9a9-dd25542b3ac3.5755
Mailadresse: DE.Justiz.5bd0b8c6-6f9f-44c9-a9a9-dd25542b3ac3.5755@egvp-bridge.de - Ausländerbüro, Fachdienst 212
Safe-ID: DE.Justiz.3ebd7331-a2d8-496c-9f38-bebb6ebcfba4.28e0
Mailadresse: DE.Justiz.3ebd7331-a2d8-496c-9f38-bebb6ebcfba4.28e0@egvp-bridge.de - Bürger- und Ordnungsamt, Amt 21
Safe-ID: DE.Justiz.7c4df657-6c5b-46f5-b566-4b2e644cb464.f4ae
Mailadresse: DE.Justiz.7c4df657-6c5b-46f5-b566-4b2e644cb464.f4ae@egvp-bridge.de - Rechtsamt, Amt 22
Safe-ID: DE.Justiz.dbe432a7-84f3-4f54-8105-89d78c3f5dc8.fc6c
Mailadresse: DE.Justiz.dbe432a7-84f3-4f54-8105-89d78c3f5dc8.fc6c@egvp-bridge.de
1.3. De-Mail
De-Mail ermöglicht den authentifizierten Versand von elektronischen Dokumenten. Weitere Informationen zu De-Mail finden Sie hier auf der Seite des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BMI).
Sie erreichen die Stadt Oldenburg (Oldb) über folgende De-Mail-Adressen. Wenn der von Ihnen gesuchte Bereich nicht in der Liste ist oder Sie sich nicht sicher sind, verwenden Sie bitte die zentrale De-Mail-Adresse des ServiceCenters.
Die zentrale De-Mail-Adresse lautet: servicecenter[at]stadt-oldenburg.de-mail.de.
Die weiteren Postfächer sind:
- datenschutzbeauftragte[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- auslaenderbuero[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- asyl-recht[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- asyl-leistungen[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- bafoeg[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- bereitschaft.ordnung[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- beitreibungsamtshilfe.kasse[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- beistandschaften[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- bildungundteilhabe[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- elterngeld[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- erstausstattung-asyl[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- grundsicherung[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- recht[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- soziales.besondere.hilfen[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- soziales.eingliederungshilfe.zentral[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- soziales.eingliederungshilfe.nord[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- soziales.eingliederungshilfe.mitte.ost[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- soziales.eingliederungshilfe.sued[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- soziales.eingliederungshilfe.west[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- soziales.eingliederungshilfe.fachdienstleitung[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- soziales.existenzsicherung[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- soziales.sonstige.hilfen[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- unterhaltsvorschuss[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- vormundschaften[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- wirtschaftliche.jugendhilfe[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
- wohngeld[at]stadt-oldenburg.de-mail.de
Bitte beachten Sie, dass De-Mail Korrespondenz nur zwischen registrierten De-Mail-Nutzenden und nur innerhalb des De-Mail-Systems funktioniert. Zum Versand einer De-Mail müssen Sie daher über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen. Sie erreichen die städtischen De-Mail-Adressen nur, wenn Sie von Ihrer De-Mail-Adresse senden.
Eine Kommunikation zwischen De-Mail und regulären E-Mail-Adressen ist nicht möglich.
1.4. Serviceportal
Nutzen Sie unsere digitalen Angebote zur Antragstellung, die Sie unter Serviceportal erreichen können.
2. Schriftformersetzung für formgebundene Schreiben/bei vorgeschriebener Schriftform
Bitte beachten Sie, dass in den gesetzlich geregelten Fällen zur Einhaltung der Schriftform oder der eigenhändigen Unterschrift je nach gewähltem Kommunikationsweg weitere Voraussetzungen zu erfüllen sind.
Das Schriftformerfordernis für Widersprüche ergibt sich aus § 70 Absatz 1 Verwaltungsgerichtsordnung (VwGO).
Die unterschiedlichen Möglichkeiten zur Ersetzung der Schriftform bei elektronischer Kommunikation werden nachfolgend aufgezeigt:
a. Übersendung eines Dokuments in elektronischer Form mit angehängter qualifizierter elektronischer Signatur (qeS), § 3a Absatz 2 VwVfG
Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, können auf allen unter Ziffer 1. genannten Übermittlungswegen schriftformersetzend übersendet werden.
Die Stadt Oldenburg kann zurzeit bei formgebundenen Schreiben nur Signaturen von akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbietern auf Echtheit und Gültigkeit prüfen. Sofern Sie andere Signaturen verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt.
Für den Versand elektronischer Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur wird der Zugang unter den nachfolgenden Bedingungen eingeschränkt eröffnet. E-Mail-Anhänge werden bei diesen formgebundenen Schreiben nur entgegengenommen,
- wenn sie im Dateiformat PDF erstellt werden und
- wenn die qualifizierte elektronische Signatur in das PDF-Dokument integriert ist.
b. Abgabe einer Erklärung in einem elektronischen Formular, § 3a Absatz 3 Nummer 1 VwVfG
Weiterhin kann die Schriftform ersetzt werden, wenn Sie Ihre Erklärung in einem elektronischen Formular des Serviceportals der Stadt Oldenburg (Oldb) abgeben und Sie einen Identitätsnachweis nach § 18 Personalausweisgesetz, nach § 12 des eID-Karte-Gesetzes oder nach § 78 Absatz 5 des Aufenthaltsgesetzes erbringen.
c. Übersendung eines elektronisch einfach signierten Dokuments über einen in § 3a Absatz 3 Nummer 2 VwVfG genannten Übermittlungsweg.
Die Erklärung muss elektronisch einfach signiert sein, also mittels elektronischem Namenszug unterzeichnet, und übermittelt werden
- a. aus einem besonderen elektronischen Postfach gemäß § 3a Absatz 3 Nummer 2 a-c VwVfG (siehe oben Ziffer 1.2) oder
- b. mittels absenderbestätigter DE-Mail gemäß § 3a Absatz 3 Nummer 2 d VwVfG, § 5 Absatz 5 De-Mail-Gesetz (siehe oben Ziffer 1.3).
Erfolgt die Kommunikation aus Ihrem De-Mail-Konto nicht absenderbestätigt, erreicht sie zwar die betreffenden städtischen De-Mail-Konten, erfüllt aber nicht gegebenenfalls einzuhaltende Schriftformanforderungen.
3. Dateiformate
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Zusätzlich zu pdf- und txt-Anhängen werden standardmäßig die aktuellen Office Formate wie docx, xlsx, pptx, odt, ods und odp, sowie die gängigen Bildformate wie zum Beispiel jpg, png, bmp, tif und gif verarbeitet. Für komprimierte Daten nutzen Sie bitte das zip-Format. E-Mails dürfen dabei eine Gesamtgröße von 25 MB nicht überschreiten.
In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros und/oder aktiver Inhalt) verwendet werden. Verwenden Sie abweichende Dateiformate oder ausführbare Programme, so wird die E-Mail geblockt.
3.1. Verborgene Eigenschaften von Dateien (Meta-Informationen)
Bei der Einsendung von Dateiformaten, die neben den Inhalten auch sogenannte Meta-Informationen beinhalten (zum Beispiel Word), die Autoren oder Lizenznehmer nennen können, achten Sie bitte darauf, dass Sie keine eigenen oder schutzwürdigen Interessen Dritter verletzen.
3.2. Veröffentlichung von eingereichten Inhalten
Dokumente, die von Ihnen zum Beispiel im Rahmen von öffentlichen Bürgerfragen oder Bürgerbeteiligungen eingereicht werden, können unter Umständen auch im Ratsinformationssystem oder auf anderen Stellen in unserem Internet-Angebot veröffentlicht werden. Wir werden mit der gebotenen Sorgfalt schützenswerte personenbezogene Daten aus den Dateien entfernen, sofern diese offensichtlich sind. Dazu gehören keine sogenannte Meta-Informationen, die zum Beispiel bei Word-Dokumenten Verfasser oder bei Bildern Aufnahmeort und Zeitpunkt nennen, auch wenn diese personenbezogene Daten beinhalten sollten.
Um dies zu vermeiden, senden Sie uns Texte als reine E-Mail oder in entsprechend aufbereiteten Formaten (zum Beispiel PDF ohne Meta-Informationen).
3.3 Verschlüsselung
Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass die Stadt Oldenburg aus technischen und organisatorischen Gründen zurzeit noch keine verschlüsselten E-Mails entschlüsseln kann. Sofern eine E-Mail abgewiesen wurde, nicht verarbeitbar ist (weil sie zum Beispiel bei Verschlüsselung nicht geöffnet werden kann) und dadurch keine Rechtswirkung entfalten kann, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert.
3.4 Technische Voraussetzungen
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Zuletzt geändert am 28. Mai 2026