Das Projekt „Bürgerfreundliche Dokumentenausfüllung basierend auf Künstlicher Intelligenz (KI)“ (BUKI) wurde in Kooperation zwischen der Stadt Oldenburg, dem OFFIS e. V. – Institut für Informatik und der GSG Oldenburg durchgeführt.
Ziel war die Entwicklung und Erprobung eines KI-gestützten Assistenzsystems, das Bürgerinnen und Bürger bei der Antragstellung in der Verwaltung unterstützt. Im Fokus stand zunächst der Wohnberechtigungsschein (WBS) als konkretes Anwendungsbeispiel. Perspektivisch ist vorgesehen, das Konzept auch auf weitere Verwaltungsanträge zu übertragen.
Das Projekt wurde durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales sowie die Civic Innovation Platform gefördert.
KI-gestützte Unterstützung im Antragsprozess
Anträge in der Verwaltung sind häufig komplex und aufgrund rechtlicher Anforderungen schwer verständlich. BUKI sollte hier ansetzen und Informationen verständlicher aufbereiten, Fragen beantworten und Nutzerinnen und Nutzer durch den digitalen Antragsprozess begleiten.
Der entwickelte Prototyp nutzt Verfahren der natürlichen Sprachverarbeitung und KI-Sprachmodelle, um Fragen zum Wohnberechtigungsschein zu beantworten und beim Ausfüllen des Antrags zu unterstützen.
Zu den Funktionen gehören unter anderem:
- Beantwortung von Fragen in natürlicher Sprache
- Schrittweise Unterstützung beim Ausfüllen von Anträgen
- Erkennung und Übernahme von Informationen aus Dokumenten oder Bildern
- perspektivisch Erweiterbarkeit auf weitere Verwaltungsverfahren
Umfrage zur Nutzung und Akzeptanz
Im Rahmen des Projekts führte die Stadt Oldenburg vom 11. April bis 30. Juni 2024 eine Online-Umfrage durch. Ziel war es, Erfahrungen mit dem Antrag auf einen Wohnberechtigungsschein sowie die Einstellung gegenüber KI-gestützten Chatbots zu erheben.
An der Umfrage nahmen 22 Personen teil. Die Ergebnisse zeigen unter anderem:
- Mehr als die Hälfte der Befragten bevorzugt persönliche oder telefonische Beratung
- Rund 45 Prozent hatten Schwierigkeiten, Dokumente ohne Unterstützung zu verstehen
- Etwa 70 Prozent mussten Nachweise von anderen Stellen beschaffen
- Über 90 Prozent sehen in einem KI-gestützten Chatbot eine Erleichterung des Antragsverfahrens
- Rund 70 Prozent würden einen Chatbot zur Unterstützung nutzen
- Gewünscht wurden insbesondere einfache Sprache, Mehrsprachigkeit und verständliche Erklärungen
Die Ergebnisse deuten auf einen hohen Bedarf an digitalen Unterstützungsangeboten im Antragsprozess hin.
Entwicklung und Zusammenarbeit
Das Projekt setzte auf ein menschenzentriertes Entwicklungsprinzip („Human-Centered AI“). Dabei wurden sowohl Mitarbeitende der Stadt Oldenburg als auch des OFFIS e. V. – Institut für Informatik in Workshops und Entwicklungsprozessen eingebunden.
Die fachliche Begleitung auf Seiten der Stadt Oldenburg erfolgte unter anderem durch Dr. Julia Masurkewitz-Möller. Auf Seiten des OFFIS e. V. – Institut für Informatik war unter anderem Dr. Larbi Abdenebaoui fachlich beteiligt.
Die Rückmeldungen aus Verwaltung und Wissenschaft flossen direkt in die Entwicklung des Prototyps ein. Dabei wurden Chancen und Risiken von KI im Verwaltungsalltag diskutiert und Anforderungen an eine vertrauenswürdige Nutzung digitaler Technologien erarbeitet.
Ergebnisse und Ausblick
Das Projekt wurde am 10. Dezember 2024 im Schlauen Haus in Oldenburg abgeschlossen. Die Ergebnisse zeigen, dass KI das Potenzial hat, Verwaltungsprozesse verständlicher und zugänglicher zu machen und Bürgerinnen und Bürger bei der Antragstellung wirksam zu unterstützen.
Die Projektbeteiligten der Stadt Oldenburg, des OFFIS e. V. – Institut für Informatik und der GSG Oldenburg sind sich einig, dass die gewonnenen Erkenntnisse auch für andere Verwaltungsbereiche und Kommunen relevant sind. Sie bilden eine wichtige Grundlage für die weitere Erprobung und mögliche zukünftige Anwendung von KI-Systemen in der Verwaltung.
Zuletzt geändert am 29. Juni 2026